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  • 清单控们如何最大限度地利用排序做更多事情?

    清单控们如何最大限度地利用排序做更多事情?清单控们如何最大限度地利用排序做更多事情?清单控们如何最大限度地利用排序做更多事情?

    职场上的成功人士每天都会面临很多事情,事情太多了,有时候会让我们焦虑甚至手足无措、无所适从。尤其是职位比较高的管理人员,这种情况更加严重。

    要很好地解决这个问题,清单应运而生。很多事务繁多的管理人员或业务精英都会有一张清单。每天早上,他们的第一件事就是列出自己希望当天完成的事物,每天晚上他们都会去检查情况,看看自己当天完成了多少任务,还有哪些任务没有完成,做一下复盘,给自己一个评分或者评估。

    这个清单游戏看似简单,但是并不是所有每天列出事务清单的人都能顺利完成清单上罗列的任务,而有很多人抱怨,虽然自己完成了清单上大部分任务,但是仍然有最重要的工作没有在当天做完,这很大程度上造成当天任务的失败。

    还有很多人并不能坚持每天都会列出清单,还有很多人都没有对自己 清单列出的任务进行排序,更没有随时对照清单将已完成的任务勾掉。这些东西的缺失导致清单的功能大打折扣。那么如何才能做好呢?

    一、只有坚持每天列清单才会有用

    现在很多人都知道列出“任务清单”的重要性,但并不是所有人都能坚持每天列出清单。很多人这些任务是时断时续的。

    要想在有限的时间内完成更多的任务,其中一个秘诀就是坚持每天都为自己的任务列出一个清单,把它随时带在身边,并让它来指导自己每天都具体工作。

    虽然失误任务清单对于那些忙人们来说非常重要,但是清单本身的基本内容却非常简单。一张空白的稿纸或者A4纸,在纸的顶端写上“今日任务”,然后在下面列出当天想要完成的工作。每当完成一件事情,在清单上勾掉相应的内容,并随时补充上新的任务。

    值得注意的是,要想更好地利用“任务清单”,最好将所有任务列到一张清单上。千万不要零碎地写在小纸条上,当然,有些人喜欢将任务写在标签纸上,贴在显眼处,一张一个任务,做完就扔掉相应的便签。也是可以的。

    二、决定把什么样的任务列入清单非常关键。

    每天的任务清单最好不要罗列所有的日常工作,而是只把非常重要的任务列在上面。而且这些任务应该得到特别的关注和提醒。

    另外,把自己长期目标中的A级任务列到“任务清单”上,这样就可以为自己安排出适当的时间来逐步完成这些计划。

    列出清单之后,可以先看看哪些任务可以委托给别人去做,这些人不仅仅限于你的下属、保姆,还可以是你的同事、朋友、亲戚,甚至可以像你的领导或者陌生人求助。

    根据自己的情况,你可以选择在一天结束之前,完成清单上所有的工作,或许与有时你可以提前预料到自己可能无法完成清单上所有的工作。当你有太多的事情要做的时候,提前选择最应该先做哪些事情就是很明智的举动,而不必一味地迎合别人的要求。

    需要强调的是:一定要提前确定任务的优先顺序。很多人当天虽然完成了清单上的大部分工作,但是实际效率并不高,其根本原因就是没有完成重要的工作,而已经完成了的围绕并不重要。想要避免这个问题的发生,最好的方式就是根据任务的重要性确定任务的优先级。这里向大家推荐一种简单易行的分类排序法:ABC分类法。A级任务是最重要的任务,B级是次要任务,C级是一般任务。把A级任务和B级任务放在一张纸上,而把C任务放在来一张纸上。

    当然分类或者排序的方法还有很多,你可以依据你认为合适的标准来排序。

    三、有所为有所不为,不要为无法完成所有任务而感到焦虑

    对清单任务分类排序之后,你可以首先完成所有A级任务,然后着手处理B级任务,然后是C级。实际上,很少有人能够完成所有的任务。请不要着急,“任务清单的目的本来就在于帮着你更好地利用自己的时间,而不是强求自己做完清单上所有的事情。

    四、如何能做更多重要的事情?

    所谓重要的事情,它的标准是动态的、变化的。比如同一件事情,在去年可能是A级任务,而到了今年,有的恐怕连C级都算不上。今年的一类客户,可能到了明年连三类客户的标准都达不到。因此必须优先做那些最重要的事情。做事要遵循“先完成,后完美”原则。不要过度追求做事的完美程度,而是要尽可能多地完成重要的事情。

    总之,在学习以及应用时间管理技巧的时候,我们最重要的任务就是观察自己如何利用每五分钟的时间。这样你才能够意识到自己的时间都分配模式。

    那些善于利用时间的人总是会为自己安排很多A级任务。他们既不会反复考虑自己应该做哪些一级任务,也不会在某一个一级活动上过于追求完美。相反,他们每天都会去进行好几项一级任务,并时刻提醒自己,一旦确定了任务,完成这项任务的最佳时机就是现在。

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